Les entreprises qui comprennent un nombre important de personnel, ont besoin d’une base de données pour la gestion des différentes activités liées à ce personnel. Une des données que l’entreprise doit prendre au sérieux, est la gestion de congés, elle est indispensable pour le maintien du bon fonctionnement du flux de production. Alors, entre la fonction RH, les managers et les salariés, des logiciels de gestion de congés vont venir en aide aux dirigeants, et doivent remplacer impérativement les tableaux Excel de congés, qui eux présentent une moins bonne organisation que ces logiciels.
Qu’est ce que c’est que la gestion des congés ?
Avant de parler de logiciels, nous allons nous identifier à la gestion des congés. Quelle soit grande ou petite, une entreprise est une entreprise ! La direction des ressources humaines a pour mission de gérer les souhaits de prise de congés de ses employés, qui doivent toutefois, être dans la logique du raisonnable, sans mettre en péril la production de l’entreprise.
Il est sans doute évident que l’employé ait le droit à des vacances, pour se reposer ou pour partir en voyage avec sa famille. C’est un critère important pour lui comme pour l’entreprise, car en effet un salarié satisfait implique un salarié plus performant.
Le rôle d’un responsable DRH est de gérer le calendrier des congés, en fonction des activités de la boîte et la demande des employés. Pour créer un équilibre entre les deux, le DRH doit étudier différents points :
- La durée du congé;
- le nombre d’employés pouvant s’absenter en même temps;
- la réaction de ces employés dans le cas de non satisfaction de la demande.
A ce moment, le responsable doit réfléchir à la meilleure manière de gérer la situation, sans pour autant pénaliser le salarié ou l’entreprise. Par ailleurs, un congé ne signifie pas toujours que l’on parle d’un congé payé classique, il y’a bel et bien plusieurs congés possibles avec le fonctionnement approprié à chacun. Le DRH assigne les multiples types de congés en fonction de la demande reçue, en utilisant les moyens mis à sa disposition pour cette opération.
S’identifier au fonctionnement d’un logiciel de congés
Le logiciel de congés est une bonne alternative pour le dirigeant, elle permet de contrôler et gérer de manière efficace et rapide le fonctionnement de sa boîte. De même, c’est un outil fonctionnel visant à l’égalité entre les salariés, limitant toute sorte de fausse manœuvre. Un logiciel de congés permet alors une gestion optimale, en enregistrant les données en toute transparence pour une équité maintenue au sein de toute l’entreprise.
Le plus souvent, les logiciels de congés se présentent sous forme de tableaux, c’est l’option la plus répandue, et qui permet au responsable de le modifier comme bon lui semble.
On peut trouver deux catégories de logiciels : ceux qui sont payants et ceux qui sont gratuits. Les logiciels gratuits présentent l’inconvénient d’avoir des fonctionnalités limitées. Pour cette raison, il est préférable d’opter pour un logiciel payant, assurant toutes les fonctionnalités et possédant une meilleure capacité. Ce sont des softwares payants qui proposent plusieurs avantages et possibilités de configuration. Beaucoup de softwares sont aujourd’hui disponibles sous la fonctionnalité SaaS, qui veut dire : directement sur navigateur Web.
L’interface du logiciel de congés peut se présenter sous la forme d’un calendrier, et pour y accéder il faudra créer une session personnalisée avec identifiant et mot de passe. Un menu latéral est proposé, qui permet de trouver des catégories qui proposent la création par exemple d’un planning de congés, qui contient à son tour les informations nécessaire à intégrer.
L’importance de l’utilisation d’un logiciel de congés dans une entreprise
Une entreprise qui emploie des moyens pareils à sa direction des ressources humaines, est un corps qui sait mettre en valeur ses biens. S’intéresser et être au soin des méthodes managériales produit un bénéfice, et assure une bonne image de la société aux yeux de ses salariés. Grâce à ce genre de pratique, l’entreprise peut s’avérer plus dynamique et favorise la création de lien avec la société qui fournit le logiciel. La création de ce lien, permet d’acquérir des possibilités d’un éventuel partenariat. Ce relationnel peut alors se traduire par un développement du réseau professionnel de l’entreprise et un accroissement de sa visibilité.
Mémoriser les congés de tous les salariés
Si vous êtes moins de cinq dans une entreprise, la gestion des congés est relativement simple. Vous pouvez donc utiliser une méthode old school comme un carnet afin de noter les vacances de vos collaborateurs. Certes, ils ont le droit de partir en congé, mais il faut tout de même que votre société puisse tourner. Par contre, lorsque votre entreprise est beaucoup plus importante, cette méthode perd de sa splendeur et vous devez adopter un logiciel.
- Il offre plusieurs avantages avec une gestion efficace de toutes les vacances de vos salariés.
- Vous pouvez accorder ou non les congés en fonction des disponibilités du service surtout si vous devez toujours avoir une personne présente pour que celui-ci fonctionne.
- Vous gérez efficacement les congés avec ou sans solde qui sont distribués à vos salariés et ils doivent respecter les 5 semaines par exemple pour une année.
Si les employés ont tendance à prendre des congés en deux fois au cours de l’année, c’est assez facile à gérer. Par contre, s’ils peuvent choisir un jour de temps en temps, la gestion se transforme en un véritable casse-tête. C’est pour cette raison que le logiciel dédié aux ressources humaines pour les congés sera beaucoup plus sympathique et productif.
Quelques étapes pour la saisie des congés
Les entreprises doivent impérativement avoir un logiciel pour les congés payés ou sans solde, les journées de récupérations ou encore les absences qu’elles soient ou non justifiées. Il est difficile d’imaginer que les informations soient notées sur une vulgaire feuille puisqu’elle pourra être perdue très aisément. La meilleure technique consiste donc à adopter un tel logiciel et la saisie évite les erreurs et elle s’avère être très pratique.
- Vous ouvrez le logiciel qui peut être présenté par l’éditeur afin de saisir toutes les fonctionnalités.
- Le salarié a demandé un congé, vous pouvez donc regarder la disponibilité du service pour savoir s’il peut ou non s’absenter.
- Pour que la productivité ne soit pas entachée, il est préférable que les services aient toujours au moins une personne.
Vous pouvez donc refuser le congé si une personne qui partage le même poste a posé ses congés ou l’accepter. Dans les deux cas de figure, une notification est envoyée rapidement à l’employé qui peut ainsi proposer une autre date par exemple. Lorsque les congés sont validés, c’est le service des ressources humaines qui est averti, il peut alors inscrire les dates dans le fameux logiciel dédié aux congés.
